Apa itu Kas Kecil atau Petty Cash ?
Halo teman-teman semuanya, perkenalkan nama saya Selvi Julianti. Di jurusan Akuntansi banyak istilah yang harus kita ketahui dan pelajari seperti aktiva tetap, rekonsiliasi bank, piutang dagang, kas, dan termasuk juga kas kecil(petty cash). Kali ini saya akan membahas tentang kas kecil (petty cash).
Pengertian Kas Kecil (Petty Cash)
Menurut Kieso, 2012:318:
“A petty cash fund is used to pay relatively small amounts. Operation of the fund, often called an imprest system, involves: 1). Establishing the fund; 2). Making payments from the fund; 3). Reflenishing the fund”
Kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran sehari-hari yang relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek.
Pengertian Kas Kecil Menurut Para Ahli
1. Henry Simamora
Henry Simamora adalah ahli akuntansi yang banyak menulis buku tentang akuntansi dan manajemen. Menurut Henry dalam buku Akuntansi Basis Pengambilan Keputusan Bisnis, kas kecil adalah dana kas yang digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang nilainya relatif kecil. Dalam buku ini pula, Henry mengungkapkan ada 2 langkah dasar dalam membentuk dana kas kecil, yaitu :
Menunjuk orang (karyawan) yang akan menyimpan dan mengelola kas kecil
Menentukan besarnya dana kas kecil. Penentuan dana kas kecil dibentuk dengan memperkirakan terlebih dulu banyaknya kas yang dibutuhkan untuk pembayaran-pembayaran dengan kas kecil tersebut selama satu periode. Misal periode yang dipakai selama 1 minggu atau 1 bulan. Jika dipakai sistem voucher, maka sebuah voucher disiapkan untuk sejumlah kebutuhan kas kecil tersebut.
2. Horngren
Horngren atau Charles Thomas Horngren adalah ahli akuntansi asal Amerika Serikat yang lahir pada tahun 1926 dan meninggal pada 2011. Menurut Horngren, akan sangat tidak ekonomis jika perusahaan menuliskan cek untuk membayar taksi seorang eksekutif, satu kotak pensil, atau pengiriman sebuah order khusus ke luar kota. Karena itu biasanya perusahaan menyimpan sejumlah kecil uang kas untuk membayar biaya-biaya yang berjumlah kecil tersebut. Dana tersebut disebut sebagai kas kecil.
3. Johar Arifin
Johar Arifin adalah seorang ahli akuntansi asal Indonesia yang banyak menulis buku tentang akuntansi dan bisnis. Menurut Johar, dana kas kecil merupakan dana yang disisihkan oleh perusahaan untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak besar (relatif kecil).
4. Kieso dan Weygandt
Kieso dan Weygantd adalah dua orang profesor akuntansi asal Amerika. Nama populer mereka adalah Donald E. Kieso dan Jerry J. Weygandt. Tidak sedikit buku yang telah mereka telurkan tentang akuntansi, secara duet atau pun perorangan.
Menurut Kieso dan Weygant, dana kas kecil adalah dana tunai yang digunakan untuk membayar jumlah biaya yang relatif kecil tetapi masih mempertahankan kontrol pemuasan.
5. Kusnadi
Kusnadi adalah seorang ahli akuntansi dan penulis buku Pengantar Akuntansi, Akuntansi Keuangan Menengah, dan buku akuntansi lainnya. Dalam bukunya Akuntansi Keuangan Menengah, Kusnadi menyatakan bahwa kas kecil adalah dana yang meliputi pembayaran yang tidak menggunakan cek melainkan memakai uang tunai.
6. Mardiasmo
Mardiasmo adalah seorang profesor akuntansi yang lahir di Solo pada tahun 1958. Ia saat ini menjabat sebagai Wakil Menteri Keuangan pada Kabinet Kerja yang dilantik pada 27 Oktober 2014. Sebelumnya Mardiasmo menjabat sebagai Kepala Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Pusat.
Menurut Mardiasmo, kas kecil adalah kas di perusahaan yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis jika dibayar dengan cek. Pengeluaran semacam ini seperti pembelian supplies atau perlengkapan kantor, pembelian perangko dan materai, pembayaran rekening listrik, biaya telepon, langganan surat kabar atau majalah, biaya angkut penjualan, dan sebagainya. Dana kas kecil dipercayakan kepada kasir kas kecil yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan dana kas kecil.
7. Soemarso
Soemarso atau nama lengkapnya Soemarso Slamet Rahardjo adalah seorang ahli akuntansi yang terkenal dengan bukunya Akuntansi Suatu Pengantar.
Kas kecil menurut Soemarso adalah sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan perusahaan dan digunakan untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Pengeluaran tertentu yang menggunakan kas kecil biasanya pengeluaran dengan jumlah yang tidak besar, atau pengeluaran lain yang tidak dilakukan dengan rekening bank (transfer) atau pun cek.
8. Zaki Baridwan
Zaki Baridwan adalah seorang ahli akuntansi yang lahir pada tahun 1947 dan berasal dari Surakarta. Ia telah banyak menulis buku tentang akuntansi.
Menurut Zaki Baridwan, dana kas kecil merupakan uang kas yang fungsinya untuk membayar pengeluaran-pengeluaran bernilai nominal yang relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar menggunakan cek.
Karakteristik dasar dari kas kecil yaitu :
1. Kas kecil jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah di tentukan oleh manajemen perusahaan. Besarnya kas kecil tergantung kebijakan masing-masing perusahaan.
2. Kas kecil digunakan untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya rutin setiap hari.
3. Kas kecil disimpan ditempat khusus, biasanya dengan menggunakan kotak kecil yang disebut petty cash box.
4. Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan tigkat pemula.
Tujuan dibentuknya kas kecil yaitu :
a. Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.
b. Menangani masalah perlengkapan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor.
c. Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan
d. Mempercepat aktivitas atasan yang menggunaka dana secara mendadak dan juga tidak terencana sebelumnya.
Dokumen apa sajakah yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana kas kecil dan bagaimana cara pencatatannya ?
Dalam pengelolaan dana kas kecil ada dokumen atau bukti pengeluaran kas kecil yang dibutuhkan yaitu ada dua yaitu pengeluaran intern dan pengeluaran ekstern. Dokumen yang sangat dibutuhkan dalam pengelolaan ini yaitu
1. Bukti kas keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi Kepada fungsi kas besar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas Kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
2. Cek
Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.
3. Permintaan pengeluaran kas kecil
Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta sejumlah uang
kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil.
4. Bukti pengeluaran kas kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.
5. Permintaan pengisian kembali kas kecil.
Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.
Dalam pengelolaan kas kecil terdapat 2 metode yaitu :
1. Imprest Fund System (Sistem Dana Tetap) : artinya dana yang tersedia pada pemegang kas kecil adalah permanen (tetap) jumlahnya. Cirinya :
- Jumlahnya tertentu secara tetap untuk periode tertentu.
- Tidak perlu mengadakan jurnal pengeluaran kas.
Langkah-langkah operasional metode imprest :
1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diberi sejumlah uang tunai yang nantinya untuk pembayaran atas pengeluaran yang diperkirakan bisa memenuhi kebutuhan dalam dalam waktu tertentu.
2. Dana kas kecil dipergunakan untuk pembayaran transaksi pengeluaran .
3. Setelah dana kas kecil habis/hampir habis, kasir membentuk kembali dana kas kecil, mengisinya sebesar jumlah nominal pengeluaran yang terjadi.
Keuntungan metode Imprest :
1. Menghemat waktu dalam pembukuan
2. Memudahkan untuk mengetahui setiap pengeluaran berdasarkan pos-pos pengeluaran pada setiap pembukuan
3. Karena jumlah dana kas per periode selalu sama sehingga memudahkan bendahara untuk menentukan jumlah dana perbagian/ unit per periode Pemegang kas/pimpinan akan berhati-hati dalam mengelola keuangannya mengingat dalam system ini tidak ada penambahan dana ditengah periode.
Kelemahan metode Imprest :
1. Hanya dapat mengecek saldo kas di akhir bulan / akhir transaksi
2. Petugas kas kecil atau sekretaris tidak dapat sewaktu-waktu mengambil/mengisi kas
3. Tidak dapat sewaktu waktu mengecek dana kas .
2. Fluctuation Fund System (Sistem Dana Berubah) : artinya dana yang tersedia pada pemegang kas kecil adalah tidak tetap jumlahnya. Cirinya :
- Jumlahnya berubah-ubah.
- Melakukan jurnal untuk pengeluaran kas.
Keuntungan metode Fluctuation :
1. Saldo kas kecil dapat diketahui setiap saat
2. Apabila dana kas kecil tidak cukup administrasi atau petugas kas kecil dapat meminta/mengambil dana kembali
3. Dana awal tiap periode selalu sama
4. Mudah dilakukan pengontrolan terhadap buku kas
Kelemahan metode Fluctuation :
1. Tidak dapat diketahui pengeluaran terbanyak digunakan untuk apa
Hubungannya sebagai berikut :
1. Pada saat membentuk/pengisian kas kecil, dibuat jurnal :
Petty cash Rp xxx (D)
Cash Rp xxx (K)
2. Pada saat kas kecil melakukan pengeluaran, dibuat jurnal :
Expenses Rp xxx (D)
Petty cash Rp xxx (K)
3. Apabila menambah dana untuk kas kecil, dibuat jurnal :
Petty cash Rp xxx (D)
Cash Rp xxx (K)
Perbedaan antara metode dana tetap dengan metode fluktuasi sebagai berikut:
1. Dalam metode dana tetap, pengeluaran yang dilakukan oleh kasir kas kecil tidak di buat jurnal sedangkan dalam metode fluktuasi pengeluaran yang di lakukan oleh kasir kas kecil di buat jurnal.
2. Dalam metode dana tetap, Besarnya penggantian sebesar pengeluaran yang telah dilakukan sehingga saldo kas kecil selalu tetap seperti semula. sedangkan dalam metode fluktuasi pengisian kembali tidak harus sebesar pengeluaran yang di lakukan.
3. Dalam metode dana tetap, saldo kas kecil tetap (seperti semula) sedangkan dalam metode fluktuasi saldo kas kecil berubah-ubah (tidak tetap)
Contoh soal
Toko Dana melakukan transaksi-transaksi yang berikut berhubungan dengan kas kecil selama bulan Juni 2014.
· 2 Juni Diserahkan kepada pemegang kas kecil uang tunai sebesar Rp.75.000,- sebagai pembentukan dana Kas kecil.
· 9 Juni Kas kecil membayar : Biaya iklan Rp.15.000,- Biaya telegram Rp.5.000,- Ongkos angkut pembelian Rp.10.000,-
· 19 Juni Dana kas keil dianggap terlalu besar maka Rp. 25.000,- disetor kembali ke kas.
· 21 Juni Kas kecil membayar : Biaya perlengkapan toko Rp.10.000,- Biaya iklan Rp.5.000,-
· 24 Juni Dana kas kecil disi kembali,
· 26 Juni Dana kas kecil terlalu kecil dan ditambahkan sebesar Rp.10.000,-
Di minta : jurnal transaksi-transaksi terssebut diatas apabila kas kecil memakai :
· Imprest Fund System (Sistem Dana Tetap)
· Fluctuation Fund System (Sistem Dana Berubah)
Jawab :
Imprest Fund System (Sistem Dana Tetap)
Tgl 2 Juni : Pembentukan dana kas kecil.
Jurnal :
Petty cash Rp.75.000 (D)
Cash Rp.75.000 (K)
Tgl 6 Juni
Jurnal :
No Entry
Tgl 19 Juni : Dana kas kecil disetor kembali ke kas
Jurnal :
Cash Rp.25.000 (D)
Petty Cash Rp.25.000 (K)
Tgl 21 Juni
Jurnal :
No Entry
Tgl 24 Juni : Dana kas kecil diisi kembali
Jurnal :
Advertising Expenses Rp.20.000 (D)
Telegraph Expenses Rp.5.000 (D)
Transportation In Rp.10.000 (D)
Store supply Expenses Rp.10.000 (D)
Cash Rp.45.000 (K)
Tgl 26 Juni : Dana kas kecil ditambahkan karena terlalu kecil
Jurnal :
Petty cash Rp.10.000 (D)
Cash Rp.10.000 (K)
Fluctuation Fund System (Sistem Dana Berubah)
Tgl 2 Juni : Pembentukan dana kas kecil.
Jurnal :
Petty cash Rp.75.000 (D)
Cash Rp.75.000 (K)
Tgl 6 Juni
Jurnal :
Advertising Expenses Rp.15.000 (D)
Telegraph Expenses Rp.5.000 (D)
Transportation In Rp.10.000 (D)
Cash Rp.30.000 (K)
Tgl 19 Juni : Dana kas kecil disetor kembali ke kas
Jurnal :
Cash Rp.25.000 (D)
Petty Cash Rp.25.000 (K)
Tgl 21 Juni
Jurnal :
Store supply Expenses Rp.10.000 (D)
Advertising Expenses Rp.5.000 (D)
Petty Cash Rp.15.000 (K)
Tgl 24 Juni : Dana kas kecil diisi kembali
Jurnal :
Petty cash Rp.45.000 (D)
Cash Rp.45.000 (K)
Tgl 26 Juni : Dana kas kecil ditambahkan karena terlalu kecil
Jurnal :
Petty cash Rp.10.000 (D)
Cash Rp.10.000 (K)
Sekian penjelasan tentang Kas kecil dari saya. Semoga bermanfaat bagi teman-teman yang membacanya terima kasih.
21118061-Selvi Julianti
Universitas Komputer Indonesia
Sumber Referensi :
Suhayati, Elly. Dan Anngadini, Sri Dewi. 2014. “Dasar Akuntansi”. Bandung: Rekayasa sains.
https://dosenakuntansi.com/pengertian-kas-kecil (Diakses 5 Desember 2020)
https://www.academia.edu/17640563/MAKALAH_kas_kecil_doc (Diakses 5 Desember 2020)
